ممیزی داخلی

یکی از مهم ترین اموری که مدیران کنترل کیفیت سازمان ها باید در سازمان مربوطه به صورت دوره ای انجام دهند ممیزی داخلی است،

انجام ممیزی داخلی میتواند دور نمای مناسبی از کیفیت استقرار سیستم مدیریت سازمان و نواقص آن ارائه دهد،

در این نوشته به چگونگی انجام ممیزی داخلی به زبان ساده می پردازیم

گام اول: تشکیل تیم ممیزی

در مرحله اول مدیریت شرکت می بایست اقدام به مشخص نمودن کارشناسان با صلاحیت که دارای اختیارات کافی می باشند نموده و آموزش های لازم را به آن ها ارائه دهد و یا از کارشناسان خبره بیرونی استفاده نماید

وجود حداقل دو کارشناس برای سازمان های کوچک و متوسط نیاز است و برای سازمان های بزرگ تعداد کارشناسان بسته به نوع و حجم فعالیت افزایش می یابد.

این افراد باید با استانداردهای سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا و مسلط باشند.

گام دوم: تهیه برنامه ممیزی

در این مرحله می بایست تواطر انجام ممیزی مشخص و سپس به برنامه ریزی برای آن و مشخص نمودن حوزه های ممیزی پرداخته شود.

با این کار ممیزان داخلی آمادگی کافی نسبت به انجام ممیزی را کسب می نمایند.

گام سوم: تهیه چک لیست ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند.

البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست، اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.

گام چهارم: طرح ممیزی

طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهاً با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرح کلی ممیزی بود، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند، اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.

گام پنجم: ارسال طرح ممیزی به واحدها

طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.

گام ششم: جلسه تیم ممیزی

در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی

گام هفتم: افتتاحیه

معمولاً این گام در شرکت های کوچک صورت نمی گیرد و بیشتر برای جلسات ممیزی داخلی بیرونی و برای صدور گواهینامه هست، اما در برخی از شرکت های بزرگ جلسه افتتاحیه با حضور مدیران فرآیندها و مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. معمولاً در جلسه افتتاحیه به طرح ممیزی هم مجدد اشاره می شود.

گام هشتم: اجرای ممیزی

مطابق طرح ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرآیندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیز ها باید کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان بپرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت کنند.

گام نهم: ثبت عدم انطباق ها

ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آن ها و مغایرت آنه ا با بند استاندارد را ثبت کنند.

مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.

گام ده: جمع بندی و جلسه اختتامیه

در انتها و پس از اجرای ممیزی داخلی ابتدا اعضا تیم با یکدیگر جلسه ای گذاشته و موارد و مغایرت ها را بررسی و یکپارچه می کنند و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران این گزارش ارائه می شود و عدم انطباق های هر واحد و فرآیند گفته می شود.

پس از آن واحدها موظف هستند اقدام اصلاحی و همچنین زمان وفع عدم انطباق ها را اعلام کنند. همچنین می توانید جهت تقویت دانش و بهره وری در ارزیابی ها از استاندارد 19011 استفاده نمایید