افزایش کارایی آزمایشگاه

چگونه کارایی آزمایشگاه را افزایش دهیم

«هوشمندانه‌ تر کار کن، نه سخت‌ تر»، فقط یک عبارت نیست، بلکه فلسفه‌ ای است که می‌ توان از طریق ارزیابی کارایی به آن پی برد و شاهد افزایش کارایی آزمایشگاه بود، بر اساس فرهنگ لغت مریام وبستر، بهره وری به عنوان عملیات موثر که مقایسه تولید با هزینه اندازه گیری است، تعریف می شود. نسبت انرژی مفید تحویل شده توسط یک سیستم دینامیکی به انرژی عرضه شده به آن. ارتقای کارایی یک سازمان باید هدف هر صاحب و مدیر کسب و کاری باشد.

بسیاری از مردم تمایل دارند افزایش کارایی آزمایشگاه را با میانبرهایی مرتبط کنند که کیفیت محصول و خدمات را کاهش می دهد که این درست نیست. بهره وری به سادگی، مدیریت موثر زمان و منابع است.  هدف از بین بردن ناکارآمدی ها و سازگارتر کردن (قابل اطمینان)، تکرارپذیری و تکرارپذیری فرآیندها است. در تئوری، کیفیت را بهبود می بخشد.

از زمان بهترین استفاده را ببرید، روی بهبود کارایی سرمایه گذاری کنید.

راه اندازی یک آزمایشگاه بسیار شبیه مدیریت پروژه است. سه عامل مهم وجود دارد که باید دائماً متعادل شوند. دامنه، هزینه و زمان. با استفاده از ترکیبی سبک از اصول مدیریت پروژه و مهندسی سیستم، نکات زیر برای تأثیر گذاری و الهام بخشیدن به تسهیل کاری که در آن هدف بهبود کارایی است، ارائه شده است.

1. فرآیند خود را تنظیم کنید

بهترین راه برای افزایش کارایی، کاهش زمان لازم برای تکمیل یک فرآیند است. رایج ترین و مؤثرترین راه برای کاهش مدت زمان فرآیند، از بین بردن ناکارآمدی ها است. برای انجام این امر، ارزیابی فرآیندهای آزمایشگاهی ضروری خواهد بود.

یک طرح کلی ایجاد کنید و یک فلوچارت ترسیم کنید که هر مرحله از فرآیند را مشخص می کند. فرآیند را به عنوان یک سیستم در نظر بگیرید که در آن ورودی ها به خروجی تبدیل می شوند. مراحل را به ترتیب نگه دارید. در طول ارزیابی کمک خواهد کرد.

با طرح کلی و فلوچارت توسعه یافته، یک ارزیابی از ابتدا تا انتها انجام دهید. از کرونومتر استفاده کنید و زمان شروع و توقف هر کار را ثبت کنید. یک دفترچه یادداشت به همراه داشته باشید و از مشاهدات انجام شده در طول انجام یادداشت برداری کنید. در حین انجام مشاهدات، به دنبال کارایی ها، خطاها و کارهای اضافی باشید.

پس از اتمام انجام، یافته‌ ها را ارزیابی کنید. یک ارزیابی از بالا به پایین و از پایین به بالا انجام دهید. کارهای غیر ضروری، ناکارآمدی ها و افزونگی ها را حذف کنید. ارزیابی کنید که آیا می توان چندین کار را به طور همزمان انجام داد یا خیر. مدت زمان هر کار را ارزیابی کنید و تعیین کنید که آیا می‌توان آن‌ها را در زمان کمتری بدون تأثیر بر سایر مراحل فرآیند انجام داد.

از فرآیند ارزیابی برای شناسایی مشکلات و محدودیت ها استفاده کنید. بعد، راه حل ها را فرموله کنید و فرآیند را دوباره طراحی کنید. فرآیند جدید را اجرا کنید، یک ارزیابی دیگر را انجام دهید و نتایج را تأیید کنید. تعیین کنید که آیا راه حل های پیشنهادی موفقیت آمیز بوده اند یا خیر. در غیر این صورت، مجدداً ارزیابی کنید و روند را تکرار کنید تا به نتیجه دلخواه برسید.

هنگامی که فرآیند کارآمدتر اجرا و تأیید شد که موفقیت آمیز است، فرآیند جدید را تأیید کرده و رویه های عملیاتی استاندارد لازم را اصلاح کنید. نظارت بر عملکرد فرآیند جدید در طول زمان به طور مداوم به دنبال راه های جدیدی برای بهبود کارایی فرآیند باشید.

2. منابع خود را تخصیص دهید

تخصیص منابع یک جنبه از مدیریت است که معمولا نادیده گرفته می شود. با این حال، این یک وظیفه حیاتی است که باید برای افزایش کارایی انجام شود. از مزایای تخصیص صحیح منابع می توان به افزایش مستقیم بهره وری و کاهش هزینه های عملیاتی اشاره کرد.

 

ایستگاه های کاری

به ایستگاه های کاری کارکنان نگاه کنید. تعیین کنید که آیا آنها به طور مؤثری تنظیم شده اند تا 80٪ از کار مورد نیاز را انجام دهند (به اصل پارتو، معروف به قانون 80/20 فکر کنید)  ایستگاه کاری را دوباره طراحی کنید.

بر اساس تجربه، یک بار پرسنل مدیریتی داشتم که در سراسر ساختمان سفر می کردند تا کاغذها را از چاپگر بازیابی کنند. با میانگین 62 ثانیه در هر سفر رفت و برگشت و به طور متوسط 30 سفر در روز، تقریباً 31 دقیقه بهره وری به ازای هر نفر را از دست می دادیم. طراحی یک ایستگاه کاری موثر تفاوت ایجاد می کند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی کار و منابع یکی دیگر از وظایف حیاتی است که می تواند کارایی را افزایش دهد. اگرچه خسته کننده و دست و پا گیر است، برنامه ریزی باید انجام شود تا از خطرات خودمختاری جلوگیری شود. علاوه بر این، زمان‌بندی وظیفه‌ای است که بیشترین خطر را برای تأثیر مالی بر سازمان دارد.

هنگام در نظر گرفتن کالیبراسیون تجهیزات داخلی، چه به صورت داخلی یا برون سپاری انجام شود، به برنامه ریزی خدمات در زمانی فکر کنید که استفاده از تجهیزات کمتر و احتمال کمتری دارد. این امر به جلوگیری از تأخیر در زمان انجام کارهای آزمایشگاهی کمک می کند، که مستقیماً بر رضایت مشتری تأثیر می گذارد و بر حفظ مشتری تأثیر می گذارد.

برای کنترل جریان کار آزمایشگاهی، خدمات کالیبراسیون را برای مشتریان برنامه ریزی کنید. به مشتریان مشوق هایی برای ارائه تجهیزات در زمانی که برای آزمایشگاه مناسب است ارائه دهید. سرویس دهی همزمان صدها مورد مشابه بسیار ساده تر و کارآمدتر از داشتن تنوع زیادی از تجهیزات برای سرویس است. برای اطمینان از همسویی با نیازهای مشتریان، مراحل کار ورودی را به صورت ماهانه یا فصلی برنامه ریزی کنید.

 

آمادگی

آمادگی عامل دیگری است که بر کارایی تأثیر می گذارد. تخصیص صحیح منابع همانطور که قبلا توضیح داده شد باعث افزایش آمادگی خواهد شد. مشتریان ترجیح نمی دهند به دلیل اینکه تجهیزات برای کالیبراسیون در دسترس هستند یا در مرکز دیگری برای ارائه خدمات برای مشتری دیگر استفاده می شود، خدمات کالیبراسیون نمی تواند انجام شود.

 

3. آموزش مدیریت زمان

آموزش کارکنان وظیفه ای است که برای اثربخشی باید روتین و اضافی باشد. اکثر کار فرمایان برنامه های آموزشی را تسهیل می کنند که در درجه اول بر دانش و مهارت های مرتبط با شغل تمرکز دارد. برای کار فرمایان رایج نیست که به مدیریت زمان به عنوان یک مهارت اهمیت دهند. با این حال، آموزش کارکنان برای مدیریت موثر زمان خود می تواند تأثیر قابل توجهی بر کارایی داشته باشد.

اقدامات کارکنان را در محیط کاری خود مشاهده کنید و سطح بهره وری و کیفیت آنها را ارزیابی کنید. مشخص کنید کدام کارمندان دارای عملکرد برتر هستند. این کارکنان عامل کلیدی هستند که در برنامه آموزشی که در آن تمرکز بر مدیریت زمان به عنوان روشی برای بهبود کارایی است، تأثیر می گذارد. با مشاهده اقدامات و بازخورد کارمندان برتر، می توان از دانش آنها برای آموزش دیگران برای انجام وظایف به شیوه ای مشابه استفاده کرد. به یاد داشته باشید، اقدامات تکرار شونده و قابل تکرار، کارایی و کیفیت را بهبود می بخشد.

آزمایشگاهی را تصور کنید که در آن هر کارمندی دارای بهترین عملکرد باشد. در بسیاری از مواقع، مدیران اجازه می‌دهند که نیروی کار خود راضی و خودمختار شوند. وقتی هر کارمند برنامه مستقل خود را اجرا می کند، کارایی وجود ندارد و کیفیت کنترل نمی شود. برای گنجاندن آموزش مدیریت زمان و تعیین اهداف وقت بگذارید. به نفع کل سازمان خواهد بود.

کسب و کارها، صرف نظر از ترکیب، ماشین هایی هستند که برای درآمدزایی در نظر گرفته شده اند. یک ماشین کارآمدتر بازده و سود بیشتری خواهد داشت. همه کارکنان باید در یک سطح مشابه عمل کنند تا کارایی سیستم را در سطح کل افزایش دهند. بهینه سازی فرعی فقط مشکلات اضافی ایجاد می کند.

مدیریت یک علم است. این مسئولیت مدیریت است که اطمینان حاصل کند که کارکنان آنها در سطح مطلوبی به نفع سازمان و مشتریانی که به آنها خدمت می کند، عمل می کنند و افزایش کارایی آزمایشگاه را در پی دارد. وقتی مدیریت نتواند به دنبال بهبود مستمر باشد، به طور موثر مدیریت نمی کند. ویژگی ها معمولاً از یک مهارت به مهارت دیگر قابل انتقال هستند. اگر یک مدیر به طور موثر زمان را مدیریت نمی کند، به احتمال زیاد هزینه و کیفیت را نیز به طور موثر مدیریت نمی کند