طوفان ذهنی
بررسی اجمالی
طوفان ذهنی روشي براي تشويق و تحريك جريان آزاد گفتگو ميان گروهي از افراد با دانش كافي براي شناسايي حالات خرابي بالقوه و مخاطرات، ريسك ها، معيارهاي تصميم گيري و يا فعاليت هايي براي درمان است. اصطلاح «طوفان ذهني» اغلب به صورت سطحي براي هر نوع مباحثه گروهي استفاده مي شود. اگرچه طوفان ذهني صحيح شامل تكنيك هايي مخصوص و در تلاش براي اين است كه تصور افراد با افكار و اظهارات ديگران در گروه تضمين شود.
تسهيلات مؤثر در اين تكنيك بسيار مهم است و شامل مهيج بودن آغاز بحث، سوق دادن دوره اي گروه در زمينه هاي مرتبط ديگر و تسخير موضوعات ناشي از بحث ها (معمولاً بسيار پر جنب و جوش مي شود).
كاركرد
طوفان ذهني مي تواند در ارتباط با روش هاي ارزيابي ريسك كه در زير توضيح داده شده استفاده شود يا به تنهايي براي تشويق تفكر خلاقانه در هر مرحله از فرآيند مديريت ريسك و از چرخه عمر سيستم استفاده شود. ممكن است در بحث هاي سطح بالا كه موضوعات شناسايي شده است، براي بررسي هاي دقيق تر يا در سطح جزئيات براي مسائل خاصي استفاده شود.
طوفان ذهني تاكيد شديدي بر تصورات دارد. بنابراين به خصوص زماني مفيد است كه بخواهيم شناسايي ريسك تكنولوژي هاي جديد كه داده هاي آن وجود ندارد را بررسي كنيم و يا هنگامي كه راه حل جديد براي مسائل نياز است.
ورودي ها
تيمي از افرادي كه در خصوص سازمان، سيستم، فرآيند يا كاربردهايي كه بايد مورد ارزيابي قرار گيرند، دانش كافي داشته باشند.
فرآيند طوفان ذهنی
طوفان ذهني مي تواند رسمي يا غير رسمي باشد. طوفان ذهني رسمي ساختار يافته تر با شركت كنندگان از پيش تعيين شده و جلسه ي داراي اهداف و نتايج تعريف شده، همراه با ابزارهاي ارزشيابي نظرات پيشنهادي است. طوفان ذهني غيررسمي ساختاريافتگي كمتر و اغلب بدون طرح هستند.
در فرآيند رسمی
- مسئول جلسه فعاليت هاي فكري و مفاهيم مناسب را قبل از جلسه آماده ميكند؛
- اهداف جلسه تعريف و قوانين شرح داده ميشوند؛
- مسئول جلسه سلسله اي از افكار را شروع مي كند و هر شخصي به بررسي ايده هاي شناسايي شده به عنوان بسياري از مسائل كه ممكن است مي پردازد. در اين نقطه هيچ بحثي در مورد چيزهايي كه بايد يا نبايد در ليست شوند يا چگونگي معناي اظهارات، وجود ندارد زيرا اين ها تمايل به مهار جريان آزاد تفكر را دارند. كليه ورودي ها قابل پذيرش هستند و هيچكدام مورد نقد قرار نمي گيرند و گروه به سرعت حركت مي كند و اجازه مي دهد ايده ها به سمت تفكرات جانبي برود؛
- هنگامي كه موضوع بحث كسل كننده يا از موضوع اصلي منحرف شد، مسئول جلسه بايد افراد را در مسير جديدي قرار دهد. ايده اين است كه مجموعه اي از ايده هاي گوناگون ممكن را براي تحليل هاي بعدي جمع آوري كنيم.
خروجي ها
خروجي ها بستگي به مرحله فرآيند مديريت ريسك دارند براي مثال در مرحله شناسايي، خروجي ها مي تواند ليستي از ريسك ها و كنترل هاي موجود باشد.
نقاط قوت و محدوديت ها
نقاط قوت طوفان ذهنی شامل موارد زير است:
- تهييج تصورات كه به شناسايي ريسك ها و راه حل هاي جديد كمك مي كند؛
- شامل ذي نفعان كليدي است و از اين رو به ارتباط كامل كمك ميكند؛
- نسبتاً سريع و آسان براي اجرا است.
محدوديت های طوفان ذهنی شامل موارد زير است:
- شركت كنندگان ممكن است فاقد مهارت و دانش كافي در جهت همكاري مؤثر باشند؛
- چون نسبتاً بدون ساختار است، نشان دادن جامع بودن فرآيند بسيار دشوار است و كليه بالقوه بايد شناسايي شوند.
- ممكن است هنگامي كه ديگران بر بحث حاكم مي شوند، پويايي گروه خاصي كه افرادي با نظرات ارزشمند در آن قرار دارند مسكوت بماند. اين مي تواند با طوفان ذهني كامپيوتري، استفاده از چت فروم ها يا تكنيك گروه اسمي، حل شود. طوفان ذهني كامپيوتري مي تواند بدون نام هم برگزار شود، بنابراين از مسائل شخصي و سياسي اجتناب مي كند كه مي توانند موجب جلوگيري از جريان آزاد عقايد شوند. در تكنيك گروه اسمي نظرات بدون نام به مدير منتقل مي شود و سپس گروه درباره آن بحث مي كند.
