نحوه انجام بازنگری های مدیریت در ISO 17025
هنگامی که یک آزمایشگاه آزمون یا کالیبراسیون ISO/IEC 17025:2017 را به عنوان بخشی از سیستم مدیریت خود پیاده سازی کرد، به مرحله تعمیر و نگهداری و نظارت که تحت عنوان بازنگری مدیریت است می رود که یک مرحله غیرفعال نیست، بلکه یک مرحله پویا از عملیات است که در آن فرآیندها نظارت می شوند و روندها بررسی می شوند.
این پست به شما کمک می کند تا درک بهتری از معنای بازنگری مدیریت (MR) و همچنین اهمیت و ارزش آن به دست آورید. همچنین این پست برخی از راهنمایی های عملی در مورد نحوه انجام بازنگری مدیریت و ساختار اسناد برای برآورده ساختن الزامات بند 8.9 ISO 17025:2017 ارائه می کند.
بازنگری های مدیریت در ISO 17025 چیست؟
بازنگری مدیریت نه یک ممیزی است و نه یک بحث مربوط به گزارش دهی، بلکه ارزیابی این است که سیستم مدیریت تا چه اندازه وظایف و اهداف خود را انجام می دهد. بازنگری مدیریت یک فرصت برنامه ریزی استراتژیک است. هدف از بازنگری مدیریت این است که مدیریت ارشد و کارکنان درگیر در فرآیندهای تصمیم گیری به طور سیستماتیک عملکرد کلی آزمایشگاه و سیستم مدیریت کیفیت آن را ارزیابی کنند.
چرا انجام بازنگری های مدیریتی مهم است؟
سازمان ها و ذینفعان (از جمله نهاد اعتبار بخشی) باید از مناسب بودن، کفایت و اثربخشی مداوم سیستم مدیریت آزمایشگاه، همراه با سیاست ها و اهداف اعلام شده آن اطمینان حاصل کنند. هنگامی که کاستی ها از طریق بازنگری مدیریت شناسایی می شوند، می توان برای تغییرات لازم و منابع مورد نیاز تدارک دید.
کارایی نیز باید برای اطمینان از بهترین استفاده از منابع تخصیص یافته ارزیابی شود. بنابراین، چهار پارامتر کلیدی وجود دارد که در طول بازنگری مدیریت در ISO/IEC 17025 در نظر گرفته شده است:
- مناسب بودن فرآیندها . آیا عملیات صحیح برای فعال کردن/حمایت از فعالیت های آزمایشگاه گنجانده شده است؟
- کفایت. ارزیابی کنید که آیا تمام الزامات قراردادی، سازمانی و نظارتی اجباری ISO 17025 برآورده شده است یا خیر.
- اثر بخشی. ارزیابی میزان توانایی سیستم مدیریت برای دستیابی به هدف تولید نتیجه مورد نظر یا مورد انتظار، یعنی انجام کارهای درست.
- بهره وری. بهترین استفاده از منابع را ارزیابی کنید – رابطه بین نتایج به دست آمده و منابع استفاده شده، یعنی انجام درست کارها.
هر چند وقت یکبار، چگونه و چه زمانی باید بازنگری های مدیریت انجام شود؟
برای روشن شدن تصور غلط در مورد بازنگری های مدیریت، توجه داشته باشید که بازنگری لازم نیست یک جلسه سالانه مجزا باشد که همه الزامات را پوشش دهد. بازنگری مدیریت را می توان طی تعدادی از جلسات با دستور کارهای قبلاً نوشته شده انجام داد، جایی که ورودی های جزئی حتی از طریق ایمیل یا سایر پلت فرم های مشترک در سطوح مختلف در آزمایشگاه ممکن است ارزیابی شوند. این مسئولیت معمولاً به مدیر ارشد آزمایشگاه واگذار می شود که با اطلاعات و مشارکت های جمع آوری شده بررسی نهایی را انجام دهد. این کار را می توان در جلسه بازنگری انجام داد.
برای برآورده شدن هدف بازنگری، معمولاً باید هر سال حداقل یک بازنگری کل سیستم مدیریت را انجام شود. خروجی بازنگری تعیین اهداف و مقاصد برای دوره آتی است، بنابراین تمرین خوبی است که دوره بازنگری را با سال مالی سازمان، جلسات استراتژی سازمان مادر و ارزیابی های اعتبار سنجی آزمایشگاه هماهنگ کنید. تکمیل به موقع ورودی های بازنگری منطقی است. فرآیندها یا برنامه های سالانه، مانند ممیزی، باید به نوبه خود با دوره بازنگری مدیریت همسو شوند، به این معنی که برنامه ممیزی باید قبل از جلسه MR تکمیل شود.
چگونه یک بازنگری مدیریت را در ISO 17025 انجام می دهید و مستند می کنید؟
از آنجایی که هدف کیفی بازنگری مدیریت ISO 17025، تجزیه و تحلیل و ارزیابی دقیق سیستم مدیریت است، یک سابقه بازنگری مدیریت به خوبی طراحی شده باید به عنوان سند اصلی فعالیت مورد استفاده قرار گیرد. می توان از آن برای برنامه ریزی، ثبت ورودی ها و ثبت و نظارت بر پیشرفت اقدامات توافق شده استفاده کرد. هیچ الزام اجباری برای اسنادی مانند دستور جلسه یا صورتجلسه وجود ندارد، بنابراین سابقه بازنگری می تواند برای هر دو هدف استفاده شود.
سوابق برای مستند سازی موارد زیر استفاده می شود:
1. موارد ورودی اجباری ISO/IEC 17025:2017 که عبارتند از:
- وضعیت اقدامات از بازنگری های مدیریت قبلی؛
- نتیجه ممیزی های داخلی و ارزیابی های اخیر توسط نهادهای خارجی؛
- تغییرات در مسائل داخلی و خارجی مربوط به آزمایشگاه؛
- تغییر در حجم و نوع کار یا در محدوده فعالیت های آزمایشگاهی؛
- اطمینان از اعتبار نتایج؛
- نتایج شناسایی ریسک؛
- اقدامات اصلاحی؛
- شکایات، بازخورد مشتریان و پرسنل؛
- سایر عوامل مرتبط، مانند نظارت بر فعالیت ها و آموزش؛
- خط مشی ها و رویه ها و تحقق اهداف؛
- بهبود های اجرا شده؛ و
- منابع
2. مالک فرآیند: شخصی که مسئول ارائه داده ها و اطلاعات برای ارزیابی و اجرای اقدامات مورد توافق است. نکته: بسیار مهم است که همه کارکنان از نقش خود آگاه باشند – چه چیزی از آنها خواسته می شود و تا چه زمانی. صاحبان فرآیند و مدیران بخش باید بدانند که چه نوع ورودی و بازخوردی از آنها برای مشارکت در جلسه بازنگری مورد نیاز است.
3. مواد بازنگری مورد نیاز: به عنوان مثال، آخرین رویه ریسک، ثبت ریسک، نمودار دایره ای که درصد تفکیک سطوح ریسک (کم، متوسط، زیاد) را نشان می دهد. توجه: داده‌ها و خلاصه‌های روندهای قابل تشخیص باید در قالب بصری ارائه شوند تا بینشی در مورد روندها ارائه شود. از ارائه های پاورپوینت می توان برای ارائه گزارش ها و همچنین داشبورد نمودارها و نمودارها استفاده کرد
4. سابقه خروجی تصمیمات و اقدامات، از جمله:
- نکاتی در مورد میزان برآورده شدن پارامترهای بازنگری مدیریت (مناسب بودن، کفایت، اثربخشی و کارایی آیتم ورودی)
- هرگونه یادداشت بهبود مربوط به تحقق الزامات
- هرگونه تامین منابع مورد نیاز
- هر گونه نیاز به تغییر
به عنوان مثال، برای ورودی “نتایج شناسایی ریسک”، خروجی ها می توانند به صورت زیر باشند:
- پارامترهای برآورده شده: ثبت همه الزامات کلیدی را پوشش می دهد، کارکنان برای انجام ارزیابی ریسک به صورت مداوم مهارت دارند، شناسایی ریسک در سایر فعالیت ها مانند ممیزی ها و اقدامات اصلاحی ادغام می شود.
- کارکنان آزمایشگاه در شناسایی خطرات به طور فعال در طول اقدامات اصلاحی بهبود یافته اند.
- عدم نیاز به منابع اضافی
- نیازی به تغییرات نیست.
اطمینان حاصل کنید که بازنگری مدیریت موفقیت آمیز است
مهم است که همه کارکنان در مورد نتایج بازنگری های مدیریت، نتیجه گیری ها و اهداف کیفی جدید مطلع شوند. اطلاعات و ارتباطات حتی می تواند از طریق ایمیل باشد، تا زمانی که کارکنان به آخرین سوابق بازنگری مدیریت دسترسی داشته باشند و پیگیری از طریق بحث و گفتگو و جلسات ادامه داشته باشد.
برخی از نکات برای پیگیری موثر، نظارت و اقدامات بسته عبارتند از:
- اطمینان حاصل کنید که افراد از سطح مورد نیاز پشتیبانی، زمان و منابع برخوردار هستند تا بتوانند اقدامات را به درستی اجرا کنند.
- ارتباط را در مورد هر مشکلی تشویق کنید.
- پیشنهادات و بازخورد های منظم را در طول جلسات با کیفیت تشویق کنید.
- فرآیند را یکپارچه کنید و پیگیری را در برنامه ممیزی لحاظ کنید.
نکته پایانی: فراموش نکنید که برای ارزیابی موفقیت فرآیند بازنگری مدیریت تکمیل شده، به عنوان ورودی برای بهبود فرآیند بعدی، از همه پرسنل درگیر بازخورد بخواهید!
